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关于进一步规范文字材料的通知

栏目:官方公告来源:许昌工信局时间:2022-09-21 11:04:06

许工信〔2015〕23号

许昌市工业和信息化局

关于进一步规范文字材料的通知

机关各科(室):

为进一步规范我局办文程序,切实提高文字材料水平,参照《河南省人民政府公文形式与格式细则》相关标准,现就有关事项明确如下。

一、内容简洁准确

(一)重点突出简明扼要。行文内容重点要突出明确,层次清晰,逻辑性强,表述准确,文字精炼,内容简洁。

(二)严格控制发文数量。没有实质性内容,可发可不发的文件一律不发。内容相近或有关联的多个文件,可合并为一个文件印发。可以用电话等方式解决问题的,对各县(市、区)工信部门不印发文件。

(三)切实控制简报种类。各科(室)要根据工作需要,坚持少而精的原则,报统一使用“工业和信息化快报”。

二、格式规范标准

(一)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标志居中排列,上边缘至版心上边缘为35毫米。发文机关标志用红色小标宋体字,与其他机关联合行文时,其发文机关标志字号大小可根据联合行文单位多少作适当调整,但字体不变。  

(二)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉拍数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉拍数字后加“号”字。下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置,用3号仿宋体字居中排布;上行文发文字号居左1字编排。发文字号之下4毫米处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

(三)签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空1字,编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。   

(四)标题。包括发文机关名称、事由、文种。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空2行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。   

(五)主送机关。主送机关名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如:省工信厅、市政府。标题下空1行,居左顶格用3号仿宋体字标注,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。

(六)正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数一级标题用:一、 二、 三、…用3号黑体字;二级标题用:(一)、(二)、(三)…用3号楷体字;三级标题用:1. 2. 3. …用3号仿宋字;四级标题用:(1)(2)(3)…用3号仿宋字。一般每面排22行,每行排28个字。

(七)附件说明。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”),附件顺序号后用小圆点;附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。  

(八)发文机关署名。如需标注发文机关署名,应当使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时,发文机关署名的顺序应与发文机关的排列顺序一致。  

(九)成文日期。成文日期以会议正式通过或发文机关负责人最后签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期一般右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编排虚位(即1不编为01)。如:2014年6月6日。  

(十)印章。1.加盖印章的公文。印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,不署发文机关署名,印章顶端上距正文一行之内,端正、居中下压成文日期。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列,每排最多排三个印章,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端上距正文一行之内。  

2.不加盖印章的公文。单一机关行文时,在正文下空1行右空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移2字;如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

3.加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文下空2行右空4字加盖签发人签名章,签名章左空2字签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空1行右空4字编排成文日期。

4.特殊情况处理。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,应采取调整行距、字距的措施加以解决。

(十一)附注。公文如有附注,用3号仿宋字居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行,如“(此件不公开报道)”等。“请示”应当在附注处注明联系人姓名及电话。

(十二)附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字,两字之间空1字;有顺序号时标注顺序号,“附件”二字之间不空字。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。

(十三)抄送机关、印发机关和印发日期。1.抄送机关。公文如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期上一行,左右各空1字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号的首字对齐;在最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移到版记,除将“抄送”二字改为“主送”处,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应将主送机关置于抄送机关上一行,之间不加分隔线。

2.印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,后加“印发”二字。印发机关统一使用“许昌市工业和信息化局办公室”。

(十四)页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在版心下边缘之下,数字左右各放一条4号一字线,一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字,双页码居左空1字。版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

(十五)公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

三、严格审批程序

严格按照隶属关系和职权范围行文。确需报市委、市政府、省工信厅的公文,必须由主管领导把关,局主要领导签批后方可上报。向市政府常务会议汇报和提交市政府常务会议研究决定的事项,必须实事求是,真实体现工作实际情况和存在的实际问题。研究提出的方案、建议和措施,必须做到系统、严谨、科学。议题汇报材料,应突出重点,文字精炼,格式规范,需要议定的事项清晰明确,起草科室要提前与相关部门对文件稿意见沟通协调。一般业务性材料,由业务科室具体起草,科长严格把关,经办公室核稿后,报主管领导签批。

四、提高运转效率

对市委、市政府领导批示件及两办督办件,各责任科室、责任人要及时办理,按时间节点要求高质量做好回复,办公室做好督查工作,并定期对各科(室)承办的领导批示件办理情况进行通报,切实缩短流转时间,确保公文办理高质高效。

2015年1月27日

许昌市工业和信息化局办公室2015年1月27日印发

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