关于进一步规范文字材料的通知

许工信〔2015〕23号

许昌市工业和信息化局

关于进一步规范文字材料的通知

机关各科（室）：

为进一步规范我局办文程序，切实提高文字材料水平，参照《河南省人民政府公文形式与格式细则》相关标准，现就有关事项明确如下。

一、内容简洁准确

（一）重点突出简明扼要。行文内容重点要突出明确，层次清晰，逻辑性强，表述准确，文字精炼，内容简洁。

（二）严格控制发文数量。没有实质性内容，可发可不发的文件一律不发。内容相近或有关联的多个文件，可合并为一个文件印发。可以用电话等方式解决问题的，对各县（市、区）工信部门不印发文件。

（三）切实控制简报种类。各科（室）要根据工作需要，坚持少而精的原则，报统一使用“工业和信息化快报”。

二、格式规范标准

（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。发文机关标志居中排列，上边缘至版心上边缘为35毫米。发文机关标志用红色小标宋体字，与其他机关联合行文时，其发文机关标志字号大小可根据联合行文单位多少作适当调整，但字体不变。　　

（二）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉拍数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉拍数字后加“号”字。下行文发文字号在发文机关标志下空2行位置，用3号仿宋体字居中排布；上行文发文字号居左1字编排。发文字号之下4毫米处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

（三）签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。　　　

（四）标题。包括发文机关名称、事由、文种。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。　　　

（五）主送机关。主送机关名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如：省工信厅、市政府。标题下空1行，居左顶格用3号仿宋体字标注，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

（六）正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数一级标题用：一、　二、　三、…用3号黑体字；二级标题用：（一）、（二）、（三）…用3号楷体字；三级标题用：１.　２.　３.　…用3号仿宋字；四级标题用：（１）（２）（３）…用3号仿宋字。一般每面排22行，每行排28个字。

（七）附件说明。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”），附件顺序号后用小圆点；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。　　

（八）发文机关署名。如需标注发文机关署名，应当使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，发文机关署名的顺序应与发文机关的排列顺序一致。　　

（九）成文日期。成文日期以会议正式通过或发文机关负责人最后签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期一般右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编排虚位（即1不编为01）。如：2014年6月6日。　　

（十）印章。1.加盖印章的公文。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，不署发文机关署名，印章顶端上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列，每排最多排三个印章，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端上距正文一行之内。　　

2.不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字；如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

3.加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文下空2行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空1行右空4字编排成文日期。

4.特殊情况处理。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。

（十一）附注。公文如有附注，用3号仿宋字居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行，如“（此件不公开报道）”等。“请示”应当在附注处注明联系人姓名及电话。

（十二）附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字，两字之间空1字；有顺序号时标注顺序号，“附件”二字之间不空字。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。

（十三）抄送机关、印发机关和印发日期。1.抄送机关。公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行，左右各空1字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号的首字对齐；在最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移到版记，除将“抄送”二字改为“主送”处，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。

2.印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，后加“印发”二字。印发机关统一使用“许昌市工业和信息化局办公室”。

（十四）页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一字线，一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字，双页码居左空1字。版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（十五）公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

三、严格审批程序

严格按照隶属关系和职权范围行文。确需报市委、市政府、省工信厅的公文，必须由主管领导把关，局主要领导签批后方可上报。向市政府常务会议汇报和提交市政府常务会议研究决定的事项，必须实事求是，真实体现工作实际情况和存在的实际问题。研究提出的方案、建议和措施，必须做到系统、严谨、科学。议题汇报材料，应突出重点，文字精炼，格式规范，需要议定的事项清晰明确，起草科室要提前与相关部门对文件稿意见沟通协调。一般业务性材料，由业务科室具体起草，科长严格把关，经办公室核稿后，报主管领导签批。

四、提高运转效率

对市委、市政府领导批示件及两办督办件，各责任科室、责任人要及时办理，按时间节点要求高质量做好回复，办公室做好督查工作，并定期对各科（室）承办的领导批示件办理情况进行通报，切实缩短流转时间，确保公文办理高质高效。

2015年1月27日

许昌市工业和信息化局办公室2015年1月27日印发

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